يتلقى المحررون بيانات صحفية أكثر مما يستطيعون نشره، لذلك يجب أن تجيب الفقرة الأولى عن: من، وماذا، ومتى، ولماذا. ابدأ بالخبر نفسه لا بتاريخ الشركة. إذا استطاع المحرر فهم القصة من العنوان والجملتين الأوليين، فستزداد فرص نشرها بشكل كبير.
أدرج وقائع موثقة، ومتحدثًا رسميًا باسمه، وطريقة واضحة للتواصل معه. يجب أن تضيف الاقتباسات منظورًا جديدًا لا أن تكرر لغة الدعاية. اجعل البيان مختصرًا، وأرفق صورًا أو بيانات ذات صلة، وأرسله إلى صحفيين يغطون الموضوع بالفعل بدلًا من إرساله إلى الجميع.